1. Enquadramento Legal e Aplicabilidade nos Serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais

No sistema jurídico brasileiro, as serventias extrajudiciais ocupam uma posição de hibridismo funcional: embora exercidas em caráter privado, tratam-se de serviços delegados pelo Poder Público.

Sob a ótica da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), tal natureza é consolidada pelo Art. 23, § 4º, que submete os serviços notariais e de registro ao mesmo tratamento dispensado às pessoas jurídicas de direito público.

O Registro Civil, ao custodiar dados fundamentais — nascimento, casamento e óbito —, atua como o alicerce da cidadania. Portanto, o tratamento dessas informações deve observar estritamente o Art. 1º, visando a proteção dos direitos fundamentais de liberdade, de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade.

A classificação do Registro Civil como "agente de tratamento" (Art. 23) investe o Oficial na figura de Controlador. É imperativo compreender que a responsabilidade civil do Oficial é direta e pessoal. No contexto registral, o descumprimento dos deveres de proteção de dados não acarreta apenas sanções administrativas da ANPD, mas também a responsabilidade civil objetiva por danos causados ao titular.

2. Legitimados e Requisitos para o Requerimento

A identificação rigorosa dos requerentes é o primeiro protocolo de segurança para evitar acessos indevidos. Tratando-se de certidões de inteiro teor — que representam a transcrição integral e exaustiva dos elementos constantes nos livros registrais —, o rigor deve ser máximo, uma vez que o princípio da Finalidade e da Necessidade (Art. 6º, I e III) é tensionado ao limite pela profundidade das informações reveladas.

Conforme o Art. 18, o titular dos dados possui direitos inalienáveis de confirmação, acesso e correção. Contudo, o exercício desses direitos, especialmente em dados de alta sensibilidade, deve observar o Art. 18, § 3º, partindo obrigatoriamente do titular ou de representante legalmente constituído.

3. Exposição Completa sobre Dados Pessoais Sensíveis

As certidões de inteiro teor frequentemente transcendem a identificação básica, expondo o que a lei denomina como Dado Pessoal Sensível. Nos termos do Art. 5º, inciso II, esta categoria abrange dados sobre: origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

O tratamento desses dados sem o consentimento do titular é excepcional e restrito às hipóteses do Art. 11, inciso II da LGPD.

4. Verificação de Assinatura e Medidas de Segurança

A autenticidade é a premissa de validade do ato registral. No âmbito da LGPD, a conferência da assinatura do requerente transmuda-se de um dever meramente procedimental para uma medida técnica e administrativa de segurança.

Baseando-se nos princípios da Segurança (Art. 6º, VII) e da Prevenção (Art. 6º, VIII), o Oficial deve adotar protocolos que impeçam a ocorrência de danos. A conferência de assinatura serve como evidência de que o Controlador cumpriu seu dever de garantir a segurança do titular no processo de identificação.

5. Prazos de Guarda e Eliminação de Dados

O tratamento de dados pessoais é finalístico. O Art. 15, I determina que o término do tratamento ocorre quando a finalidade é alcançada. No Registro Civil, há uma distinção crucial: os registros públicos são permanentes por força de lei, mas os requerimentos e logs de acesso submetem-se ao ciclo de vida da LGPD.

Os requerimentos de certidão devem ser arquivados pelo prazo de 5 (cinco) anos, nos termos do item N/A 3-9-4 da Tabela de Temporalidade do CNJ, podendo, após esse período, ser eliminados, desde que observadas as cautelas legais.